Призрачная выгода низких цен в закупках для В2В
Низкие цены в закупках: это хорошо или плохо?
Вопрос о низкой цене в закупках волнует многих, особенно новичков: действительно ли выгодно работать с поставщиком, предлагающим минимальную стоимость? На первый взгляд, логика проста — чем ниже цена, тем больше экономия. Однако опытные специалисты знают, что такой подход может обернуться серьёзными рисками. Цена сама по себе — это только один из факторов, и ориентироваться исключительно на неё значит упускать более важные аспекты: качество товара, надёжность поставок, уровень сервиса и долгосрочную стабильность партнёра. То, что кажется выгодным на этапе заключения сделки, в реальности может привести к скрытым затратам, задержкам и даже финансовым потерям. Поэтому профессиональный подход к закупкам требует взвешенного анализа, а не слепой ориентации на ценник.
В данной статье расскажем подробно, в чем заключаются недостатки работы с поставщиком, предлагающим самую низкую цену; какие проблемы они порождают; какие риски для бизнеса несут; какое влияние оказывают на работу отдела закупок; каким образом можно эти недостатки нивелировать.
1. Снижение качества
Проблема: Низкая цена может быть вызвана низким качеством поставляемых товаров или услуг. Поставщик идет на снижение качества, чтобы предложить более низкую цену с целью выиграть выгодный контракт.
Риски для бизнеса: Получение продукции или услуг, которые не соответствуют стандартам. Дополнительные затраты на переделку или возврат продукции. Репутационный ущерб для компании-закупщика.
Следствие для отдела закупок: Необходимо тратить больше времени и ресурсов на контроль за соблюдением стандартов.
Как избежать: При оценке партнеров рассматривать не только цену, но критерии качества поставщика. Проводить тщательную проверку потенциальных поставщиков перед выбором победителя.
Выбор поставщика по комплексу критериев
2. Нестабильность поставок
Проблема: Поставщик с низкими ценами часто использует менее стабильные цепочки поставок. Это приводит к задержкам или непредсказуемости в доставке.
Риски для бизнеса: Нарушение производственных процессов. Срыв сроков проекта. Увеличению затрат из-за применения экстренных мер для восстановления графика поставок продукции, например, промышленной фурнитуры.
Следствие для отдела закупок: В любой момент отдел должен быть готов реагировать оперативно на любые нарушения в логистике и находить альтернативные решения для поддержания стабильности поставок в В2В.
Как избежать: Включать в контракты условия о штрафах за задержки. Проводить регулярный мониторинг работы поставщика на всех этапах для предотвращения проблем заранее.
Мониторинг графика поставок
3. Отсутствие долгосрочной экономии
Проблема: Хотя первоначальная стоимость кажется привлекательной, выбор самого дешевого варианта приводит к увеличению затрат в долгосрочной перспективе из-за потенциальных проблем с качеством и надежностью.
Риски для бизнеса: Прямые финансовые потери. Увеличение административных расходов на дополнительные усилия по решению возникающих проблем.
Следствие для отдела закупок: Необходимость в дополнительных расчетах. При принятии решения нужно учитывать общую стоимость владения (TCO), а не только первоначальное предложение о стоимости товара/услуги.
Как избежать: Оценить TCO всех предложений от потенциальных партнеров, чтобы убедиться, что они предоставляют лучшую общую стоимость .
4. Конфликты между сторонами
Проблема: Низкая стоимость контракта иногда приводит к тому, что подрядчики работают с убытком. И тогда они стремятся возместить потери через судебные разбирательства о дополнительных расходах или об изменениях условий контракта.
Риски для бизнеса: Риск споров и претензий. Увеличение расходов на юридические или судебные тяжбы.
Следствие для отдела закупок: Необходимость непосредственного разрешения спорных ситуаций силами отдела либо оформление документов для решений в суде.
Как избежать: Использовать гибкий подход, где интересы всех участников процесса согласованы заранее с целью минимизировать конфликты.
Умение договориться с участниками сделки
5. Некорректное формирование ожидаемой цены
Проблема: Низкие цены приводят к искажению рыночных ожиданий. Это также создает проблемы для будущих закупок других комплектующих, поскольку заказчик ориентируется на завышенные или заниженные базовые цены (текущего контракта).
Риски для бизнеса: Неверная оценка реальной стоимости собственных проектов. Финансовые потери из-за необходимости корректировки бюджета в процессе выполнения контракта.
Следствие для отдела закупок: Необходимость в проведении более тщательного анализа рынка и оценки реальных затрат.
Как избежать: Использовать исторические данные о рыночных ценах. Проводить учет базовых цен текущего контракта для расчета цен будущих тендеров, чтобы избежать влияния аномально низких предложений. Проводить регулярный мониторинг изменений в стоимости сырья или услуг для более точной оценки ожидаемых затрат в В2В.
6. Недостаточная послепродажная поддержка
Проблема: Поставщик не обеспечивает адекватную поддержку после продажи из-за ограниченных ресурсов. Или вовсе уходит от любых контактов.
Риски для бизнеса: Увеличение времени простоя оборудования. Дополнительные затраты на поиск и осуществление сервисного обслуживания. Задержка сроков исполнения собственных проектов.
Следствие для отдела закупок: Все же добиться от поставщика сервисного обслуживания либо найти альтернативные варианты.
Как избежать: Включать требования к уровню обслуживания и поддержки в критерии оценки предложений от потенциальных партнеров. Проверять репутацию поставщиков по предоставлению сервисной поддержки через отзывы других клиентов.
Достойная сервисная поддержка
7. Ограничения гарантийных обязательств
Проблема: Поставщик предлагает ограниченные гарантийные обязательства или отказывается от ответственности за дефекты продукции.
Риски для бизнеса: Репутационный ущерб для компании из-за снижения качества продукции для своих клиентов. Дополнительным затраты на ремонт или замену дефектной продукции, например, замков или ручек. В сфере В2В замена одной единицы продукции может означать замену целой партии. А это влияет на сроки.
Следствие для отдела закупок: Решение спорных вопросов. Умение говорить со сложными контрагентами, чтобы свести издержки к минимуму.
Как избежать: Включать подробные условия гарантий в контракт. Проводить регулярный мониторинг выполнения этих условий со стороны поставщиков.
Решение спорных вопросов
8. Ограниченные возможности развития сотрудников
Проблема: Постоянный фокус только на самых дешевых вариантах ограничивает возможности развития сотрудников отдела закупок, поскольку они вынуждены сосредотачиваться исключительно на оперативных задачах.
Риски для бизнеса: Снижение мотивации персонала. Одна из причин текучести кадров в отделе закупок. Низкая эффективность работы команды.
Следствие для отдела закупок: Отсутствие возможности работы над задачами углубленного анализа рынка, спроса, поставщиков. Отсутствие возможности повышения эффективности работы.
Как избежать: Использовать автоматизированные инструменты для оптимизации оперативных процессов. Сместить фокус с поиска поставщиков с минимальными ценами на поиск контрагентов по совокупности критериев.
9. Неэффективное использование ресурсов
Проблема: Приоритет самой низкой цены часто приводит к отсутствию доверия между партнерами, т.к. то и дело возникают вопросы по качеству, срокам поставок и пр. Нет доверия – нет фундамента для долгосрочного сотрудничества.
Риски для бизнеса: Увеличение затрат на подготовку и администрирование большого числа краткосрочных договоров, вместо работы по длительным контрактам со стратегическими поставщиками. Отвлечение администрации и юристов на решение спорных вопросов с ненадежным поставщиком. Сбои в работе логистики, склада.
Следствие для отдела закупок: Постоянный поиск новых более надежных партнеров. Постоянное решение проблем с ненадежными поставщиками. Недостаточная эффективность работы.
Как избежать: Проводить комплексную оценку при выборе поставщика. Использовать подход, при котором выделяются ключевые партнеры для долгосрочного сотрудничества. Тратить основные усилия на то, чтобы развивать более глубокие отношения именно с ними.
10. Риск срыва контракта
Проблема: Аномально низкие цены могут быть признаком недобросовестных участников тендера или попытки демпинга. Такие предложения могут привести к проблемам с выполнением контракта выбранным поставщиком.
Риски для бизнеса: Срыв сроков собственных работ для компании-закупщика. Крупные финансовые и репутационные издержки.
Следствие для отдела закупок: В такой ситуации необходимо проводить более тщательную проверку участников торгов и принимать решения о допуске к тендеру.
Как избежать: Использовать электронные системы для автоматического выявления аномальных цен. Требовать от поставщиков В2В предоставлять подробное обоснование своих ценовых предложений.
Подробное обоснование ценовых предложений
11. Сложности в управлении запасами
Проблема: Выбор поставщиков по критерию самой низкой цены приводит к сложностям в управлении запасами из-за задержек поставок или изменения качества в партиях поступающих товаров.
Риски для бизнеса: Усложнение планирования собственного производства и логистики внутри компании. Сбои в работе склада.
Следствие для отдела закупок: Уделить особое внимание контролю процесса приема продукции и управления запасами для минимизации рисков, связанных с поставками.
Как избежать: Внедрять системы автоматизации управления запасами для более точного прогнозирования потребностей. Более тщательно подходить к входному контролю качества. Планировать поставки с запасом, чтобы нивелировать задержки. Всегда иметь в запасе базу альтернативных поставщиков.
Тщательный прием продукции на складе
Выводы
Выбирать поставщика только по самой низкой цене — всё равно что строить фундамент на песке. На первый взгляд кажется выгодно, но в нужный момент конструкция может просто рухнуть. За привлекательными цифрами часто скрываются задержки поставок, нестабильное качество и отсутствие поддержки, когда она особенно нужна. В результате — не сэкономленные деньги, а сорванные дедлайны, нервы и испорченная репутация.
Уверенность в завтрашнем дне даёт не самая низкая цена, а надёжный партнёр, который держит слово, обеспечивает качество и не оставляет в сложной ситуации. Со своими клиентами мы работаем именно так!
Автор: Андрей Алексеев
Другие статьи по теме читайте здесь:
Крупный или мелкий поставщик: какой лучше?