Примарна вигода низьких цін у закупівлях для В2В
Низькі ціни в закупівлях: це добре чи погано?
Питання про низьку ціну в закупівлях хвилює багатьох, особливо новачків: чи дійсно вигідно працювати з постачальником, який пропонує мінімальну вартість? На перший погляд, логіка проста - що нижча ціна, то більша економія. Однак досвідчені фахівці знають, що такий підхід може обернутися серйозними ризиками. Ціна сама по собі - це тільки один із чинників, і орієнтуватися виключно на неї означає не брати до уваги важливіші аспекти: якість товару, надійність поставок, рівень сервісу та довгострокову стабільність партнера. Те, що здається вигідним на етапі укладення угоди, в реальності може призвести до прихованих витрат, затримок і навіть фінансових втрат. Тому професійний підхід до закупівель вимагає зваженого аналізу, а не сліпої орієнтації на цінник.
У цій статті розповімо докладно, у чому полягають недоліки роботи з постачальником, що пропонує найнижчу ціну; які проблеми вони породжують; які ризики для бізнесу несуть; який вплив чинять на роботу відділу закупівель; яким чином можна ці недоліки нівелювати.
1. Зниження якості
Проблема: Низька ціна може бути викликана низькою якістю товарів або послуг, що постачаються. Постачальник йде на зниження якості, щоб запропонувати нижчу ціну з метою виграти вигідний контракт.
Ризики для бізнесу: Отримання продукції або послуг, які не відповідають стандартам. Додаткові витрати на переробку чи повернення продукції. Репутаційні збитки для компанії-закупника.
Наслідки для відділу закупівель: Необхідно витрачати більше часу та ресурсів на контроль за дотриманням стандартів.
Як уникнути: При оцінці партнерів розглядати не лише ціну, а й критерії якості постачальника. Проводити ретельну перевірку потенційних постачальників перед вибором переможця.
Вибір постачальника за комплексом критеріїв
2. Нестабільність поставок
Проблема: Постачальник з низькими цінами часто використовує менш стабільні ланцюжки постачання. Це призводить до затримок чи непередбачуваності у доставці.
Ризики для бізнесу: порушення виробничих процесів.Зрив термінів проекту. Збільшення витрат через застосування екстрених заходів для відновлення графіка постачання продукції, наприклад, промислової фурнітури.
Наслідки для відділу закупівель: У будь-який момент відділ повинен бути готовий оперативно реагувати на будь-які порушення в логістиці та знаходити альтернативні рішення для підтримки стабільності поставок у В2В.
Як уникнути: Включати в контракти умови штрафів за затримки. Проводити регулярний моніторинг роботи постачальника на всіх етапах для запобігання проблемам заздалегідь.
Моніторинг графіка поставок
3. Відсутність довгострокової економії
Проблема: Хоча первісна вартість здається привабливою, вибір найдешевшого варіанту призводить до збільшення витрат у довгостроковій перспективі через потенційні проблеми з якістю та надійністю.
Ризики для бізнесу: Прямі фінансові втрати. Збільшення адміністративних витрат на додаткові зусилля щодо вирішення проблем, що виникають.
Наслідки для відділу закупівель: Необхідність у додаткових розрахунках. При прийнятті рішення потрібно враховувати загальну вартість володіння (TCO), а не лише первісну пропозицію щодо вартості товару/послуги.
Як уникнути: Оцінити TCO всіх пропозицій від потенційних партнерів, щоб переконатися, що вони надають найкращу загальну вартість .
4. Конфлікти між сторонами
Проблема: Низька вартість контракту іноді призводить до того, що підрядники працюють зі збитками. І тоді вони прагнуть відшкодувати втрати через судові розгляди про додаткові витрати або зміни умов контракту.
Ризики для бізнесу: Ризик суперечок та претензій. Збільшення витрат на юридичні чи судові позови.
Наслідки для відділу закупівель: Необхідність безпосереднього вирішення спірних ситуацій силами відділу чи оформлення документів на рішення в суде.
Як уникнути: Використовувати гнучкий підхід, де інтереси всіх учасників процесу узгоджені заздалегідь, щоб мінімізувати конфлікти.
Вміння домовитися з учасниками угоди
5. Некоректне формування очікуваної ціни
Проблема: Низькі ціни призводять до викривлення ринкових очікувань. Це також створює проблеми для майбутніх закупівель інших комплектуючих, оскільки замовник орієнтується на завищені чи занижені базові ціни (поточного контракту).
Ризики для бізнесу: Неправильна оцінка реальної вартості власних проектів. Фінансові втрати через необхідність коригування бюджету у процесі виконання контракту.
Наслідки для відділу закупівель: Необхідність у проведенні ретельнішого аналізу ринку та оцінки реальних витрат.
Як уникнути: Використовувати історичні дані щодо ринкових цін. Проводити облік базових цін поточного контракту для рознахунку цін майбутніх тендерів, щоб уникнути впливу аномально низьких пропозицій. Проводити регулярний моніторинг змін вартості сировини чи послуг для більш точної оцінки очікуваних витрат у В2В.
6. Недостатня післяпродажна підтримка
Проблема: Постачальник не забезпечує адекватну підтримку після продажу через обмежені ресурси. Або зовсім уникає будь-яких контактів.
Ризики для бізнесу: Збільшення часу простою обладнання. Додаткові витрати на пошук та здійснення сервісного обслуговування. Затримка термінів виконання своїх проектів.
Наслідки для відділу закупівель: Все ж таки домогтися від постачальника сервісного обслуговування або знайти альтернативні варіанти.
Як уникнути: Включати вимоги до рівня обслуговування та підтримки у критерії оцінки пропозицій від потенційних партнерів. Перевірити репутацію постачальників щодо надання сервісної підтримки через відгуки інших клієнтів.
Гідна сервісна підтримка
7. Обмеження гарантійних зобов'язань
Проблема: Постачальник пропонує обмежені гарантійні зобов'язання або цурається відповідальності за дефекти продукції.
Ризики для бізнесу: Репутаційні збитки для компанії через зниження якості продукції для своїх клієнтів. Додаткові витрати на ремонт або заміну дефектної продукції, наприклад, замків чи ручок. У сфері В2В заміна однієї одиниці продукції може означати заміну цілої партії. А це впливає на терміни.
Наслідки для відділу закупівель: Вирішення спірних питань. Уміння говорити зі складними контрагентами, щоб звести витрати до мінімуму.
Як уникнути: Включати докладні умови гарантій у контракт. Проводити регулярний моніторинг виконання цих умов із боку постачальників.
Вирішення спірних питань
8. Обмежені можливості розвитку працівників
Проблема: Постійний фокус лише на найдешевших варіантах обмежує можливості розвитку співробітників відділу закупівель, оскільки вони змушені зосереджуватись виключно на оперативних завданнях.
Ризики для бізнесу: зниження мотивації персоналу.Одна із причин плинності кадрів у відділі закупівель. Низька ефективність роботи команди.
Наслідки для відділу закупівель: Відсутність можливості роботи з завданнями поглибленого аналізу ринку, попиту, постачальників. Відсутність можливості підвищення ефективності роботи.
Як уникнути: використовувати автоматизовані інструменти для оптимізації оперативних процесів. Змістити фокус із пошуку постачальників з мінімальними цінами на пошук контрагентів за сукупністю критеріїв.
9. Неефективне використання ресурсів
Проблема: Пріоритет найнижчої ціни часто призводить до відсутності довіри між партнерами, т.к. постійно виникають питання щодо якості, термінів поставок та ін. Немає довіри – немає фундаменту для довгострокового співробітництва.
Ризики для бізнесу: Збільшення витрат на підготовку та адміністрування великої кількості короткострокових договорів замість роботи за тривалими контрактами зі стратегічними постачальниками. Відволікання адміністрації та юристів на вирішення спірних питань із ненадійним постачальником. Збої у роботі логістики, складу.
Наслідки для відділу закупівель: Постійний пошук нових більш надійних партнерів. Постійне вирішення проблем із ненадійними постачальниками. Недостатня ефективність роботи.
Як уникнути: проводити комплексну оцінку при виборі постачальника. Використовувати підхід, у якому виділяються ключові партнери для довгострокового співробітництва. Витрачати основні зусилля на те, щоб розвивати глибші стосунки саме з ними.
10. Ризик зриву договору
Проблема: Аномально низькі ціни можуть бути ознакою недобросовісних учасників тендеру чи спроби демпінгу.Такі пропозиції можуть призвести до проблем із виконанням контракту обраним постачальником.
Ризики для бізнесу: Зрив строків своїх робіт для компанії-закупника. Великі фінансові та репутаційні витрати.
Наслідки для відділу закупівель: У такій ситуації необхідно проводити ретельнішу перевірку учасників торгів та приймати рішення про допуск до тендеру.
Як уникнути: використовувати електронні системи для автоматичного виявлення аномальних цін. Вимагати від постачальників В2В надавати детальне обґрунтування своїх цінових пропозицій.
Детальне обґрунтування цінових пропозицій
11. Складнощі в управлінні запасами
Проблема: Вибір постачальників за критерієм найнижчої ціни призводить до складнощів в управлінні запасами через затримки поставок або зміни якості в партіях товарів, що надходять.
Ризики для бізнесу: Ускладнення планування власного виробництва та логістики усередині компанії. Збої у роботі складу.
Наслідок для відділу закупівель: Приділити особливу увагу контролю за процесом управління запасами для мінімізації ризиків, пов'язаних з поставками.
Як уникнути: Впроваджувати системи автоматизації керування запасами для більш точного прогнозування потреб. Більше ретельно підходити до вхідного контролю якості. Планувати постачання із запасом, щоб нівелювати затримки. Завжди мати у запасі основу альтернативних постачальників.
Ретельне приймання продукції на складі
Висновки
Вибирати постачальника тільки за найнижчою ціною – все одно що будувати фундамент на піску. На перший погляд здається вигідно, але в потрібний момент конструкція може просто завалитися. За привабливими цифрами часто ховаються затримки поставок, нестабільна якість і відсутність підтримки, коли вона особливо потрібна. У результаті – не зекономлені гроші, а зірвані дедлайни, нерви і зіпсована репутація.
Впевненість у завтрашньому дні дає не найнижча ціна, а надійний партнер, який тримає слово, забезпечує якість і не залишає в складній ситуації. Зі своїма клієнтами ми працюємо саме так!
Автор: Андрій Алексєєв
Інші статті на тему читайте тут:
Останні товари, що ви дивилися
